Microsoft Copilot: guida pratica a Word, Excel, Teams e Outlook

Microsoft Copilot è l'assistente di intelligenza artificiale integrato nella suite Microsoft 365 che sta cambiando il modo in cui milioni di persone lavorano ogni giorno con Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Non si tratta di un semplice correttore automatico o di un motore di ricerca: Copilot comprende il contesto del tuo lavoro, accede ai tuoi documenti e alla tua posta elettronica (con il tuo consenso) e genera risposte, bozze, analisi e riepiloghi in pochi secondi. Questa guida pratica spiega come funziona, quanto costa e come sfruttarlo al meglio fin dal primo giorno.

Che cos'è Microsoft Copilot e come funziona

Microsoft Copilot è un assistente basato su modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) sviluppati in collaborazione con OpenAI e integrati nell'infrastruttura Microsoft. A differenza di un chatbot generico, Copilot in Microsoft 365 ha accesso al tuo Microsoft Graph, ossia all'insieme dei dati aziendali a cui sei autorizzato ad accedere: documenti SharePoint, e-mail in Outlook, messaggi in Teams, riunioni nel calendario e file in OneDrive.

Questo significa che quando chiedi a Copilot di "preparare un riepilogo delle ultime riunioni con il cliente Rossi", non attinge a informazioni generiche ma analizza concretamente le trascrizioni delle riunioni Teams, le e-mail correlate e i documenti condivisi, producendo un testo rilevante per il tuo lavoro specifico.

La differenza tra Copilot gratuito e Copilot per Microsoft 365

Esistono diverse versioni di Copilot, e la distinzione è fondamentale per capire cosa si ottiene senza pagare e cosa richiede un abbonamento aggiuntivo:

Copilot gratuito (disponibile su copilot.microsoft.com e nell'app mobile): un chatbot basato su GPT-4 e Bing Search, accessibile a chiunque con un account Microsoft. Non ha accesso ai dati aziendali e non si integra nelle app di Office.
Microsoft 365 Copilot (a pagamento): si integra direttamente in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Accede al Microsoft Graph dell'utente. Richiede una licenza specifica aggiuntiva rispetto al normale abbonamento Microsoft 365.
Copilot Pro: versione per utenti individuali con accesso ai modelli GPT-4 Turbo e integrazione con le app Microsoft 365 personali (non aziendali).

Costi e requisiti tecnici

Per le aziende e i professionisti che desiderano la versione completa integrata nelle app di lavoro, il costo di Microsoft 365 Copilot è pari a circa 28,10 euro per utente al mese (IVA esclusa, prezzo aggiornato a inizio 2026). Questa licenza si aggiunge a una delle seguenti licenze base già attive:

Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Apps for Enterprise
Office 365 E3 o E5

Non è possibile attivare Microsoft 365 Copilot senza avere già una licenza Microsoft 365 attiva. Il requisito minimo tecnico comprende anche l'autenticazione a più fattori attivata sull'account aziendale e la presenza di dati nel Microsoft Graph (almeno e-mail, calendario e Teams).

Microsoft Copilot Studio e gli agenti personalizzati

Le organizzazioni più grandi possono accedere a Microsoft Copilot Studio, uno strumento a basso codice che consente di creare agenti Copilot personalizzati, addestrati su basi di conoscenza specifiche dell'azienda (manuali tecnici, procedure interne, cataloghi prodotti). Questi agenti possono essere incorporati in Teams, SharePoint o nel sito web aziendale. La funzionalità è disponibile in piani separati con prezzi diversificati in base al volume di utilizzo.

Copilot in Word: redigere, riassumere e trasformare i testi

In Microsoft Word, Copilot può assistere in tre modi principali: generare una bozza partendo da zero, trasformare o migliorare un testo già esistente e riassumere documenti lunghi in punti chiave.

Come generare una bozza con Copilot in Word

Per avviare Copilot in un documento Word vuoto, basta fare clic sull'icona Copilot che appare all'inizio del documento o utilizzare la voce "Bozza con Copilot" nella barra degli strumenti. Si apre una finestra di prompt in cui descrivere ciò che si vuole scrivere. Esempi di prompt efficaci:

"Scrivi una proposta commerciale di due pagine per un servizio di consulenza IT rivolta a una PMI manifatturiera."
"Redigi una lettera formale di reclamo al fornitore X riguardo alla consegna in ritardo dell'ordine n. 4521."
"Crea un documento di analisi SWOT per il lancio di un nuovo prodotto nella categoria alimentare biologica."

Copilot genera una bozza completa in pochi secondi. È possibile accettarla, rielaborarla o rifiutarla e riscrivere il prompt in modo più specifico. La qualità del risultato migliora notevolmente quando il prompt include il tono desiderato ("formale", "diretto", "empatico"), il pubblico destinatario e la lunghezza approssimativa.

Riepilogare documenti esistenti

Aprendo un documento già esistente, il pannello Copilot mostra automaticamente un riepilogo del contenuto. È possibile fare domande specifiche sul documento, come "Quali sono le scadenze indicate in questo contratto?" o "Riassumi le clausole di rescissione in tre punti".

Copilot in Excel: analisi dati senza formule complesse

In Excel, Copilot trasforma il modo di lavorare con i dati numerici. Non è più necessario conoscere la sintassi esatta di formule complesse: si descrive in linguaggio naturale ciò che si vuole ottenere e Copilot genera la formula, crea il grafico o esegue l'analisi richiesta.

Esempi pratici in Excel

Creare una formula: "Calcola il margine percentuale per ogni riga della colonna D rispetto al valore in colonna B."
Analizzare tendenze: "Identifica i tre prodotti con la crescita di vendite più elevata nel secondo trimestre rispetto al primo."
Generare grafici: "Crea un grafico a barre che mostri le vendite mensili per regione nell'ultimo anno."
Evidenziare anomalie: "Segna in rosso tutte le celle in cui il valore supera la media del 20%."

Una limitazione importante: Copilot in Excel funziona meglio con dati organizzati in tabelle formattate (non semplici intervalli). È consigliabile convertire i propri dati in tabella Excel (CTRL+T) prima di iniziare a usare Copilot per analisi avanzate.

Copilot in Teams: riunioni più produttive

In Microsoft Teams, Copilot può fare due cose fondamentali: assistere durante una riunione in corso e analizzare la trascrizione dopo la fine della riunione.

Durante la riunione

Con la trascrizione attiva, Copilot può rispondere in tempo reale a domande come "Di cosa si è parlato finora?" (utile per chi si unisce in ritardo) o "Quali punti sono rimasti aperti?". Queste funzionalità richiedono che la trascrizione sia abilitata dall'organizzatore della riunione.

Dopo la riunione

Al termine di una riunione registrata e trascritta, Copilot genera automaticamente un riepilogo strutturato che include i punti principali discussi, le decisioni prese, i punti d'azione assegnati a ciascun partecipante e le domande rimaste aperte. Il riepilogo è accessibile dalla scheda "Riepilogo" nella riunione Teams e può essere copiato, modificato e condiviso. È uno strumento particolarmente utile per chi non ha potuto partecipare e deve aggiornarsi rapidamente.

Copilot in Outlook: gestire la posta con meno sforzo

Outlook è l'applicazione in cui molti lavoratori trascorrono una parte consistente della propria giornata. Copilot interviene qui in due modi principali: riassumendo lunghi thread di e-mail e aiutando a scrivere risposte o nuovi messaggi.

Riepilogare thread lunghi

Aprendo una conversazione e-mail con molti messaggi, il pulsante Copilot nella barra superiore consente di ottenere un riepilogo in tre punti: cosa è stato chiesto, cosa è stato risposto e quale azione è ancora in attesa. Questo è particolarmente utile dopo un'assenza (ferie, malattia) o per tenere traccia di conversazioni molto partecipate.

Scrivere e-mail con Copilot

Nella finestra di composizione di un nuovo messaggio, il pulsante "Bozza con Copilot" permette di descrivere il messaggio che si vuole inviare. Esempi:

"Scrivi un'e-mail professionale per posticipare la riunione di domani a venerdì, motivando con impegni sopravvenuti."
"Rispondi a questa richiesta di preventivo in modo cordiale ma non impegnativo."
"Scrivi un messaggio di follow-up per un cliente che non ha risposto da due settimane."

Copilot genera il testo completo con oggetto, saluti e firma. È possibile indicare il tono (formale, diretto, empatico) e la lunghezza desiderata (breve, media, dettagliata) per ottenere risultati più precisi.

Come scrivere prompt efficaci per Copilot

La qualità dei risultati prodotti da Copilot dipende in gran parte dalla qualità dei prompt forniti dall'utente. Microsoft ha definito un framework semplice per strutturare le richieste, basato su quattro elementi:

Obiettivo: cosa vuoi ottenere? ("Scrivi", "Riassumi", "Analizza", "Crea")
Contesto: qual è la situazione? ("per una presentazione al consiglio di amministrazione", "per un cliente del settore farmaceutico")
Origine: da dove deve prendere le informazioni? ("basandoti sul documento allegato", "usando i dati di questa tabella")
Aspettativa: che formato o lunghezza ti aspetti? ("in cinque punti", "in forma di e-mail formale", "in massimo 200 parole")

Un prompt che include tutti e quattro gli elementi produce quasi sempre risultati significativamente migliori di una richiesta generica. Ad esempio, invece di scrivere "Riassumi questo documento", si ottiene un risultato molto più utile con: "Riassumi questo report di vendita in cinque punti chiave, concentrandoti sugli scostamenti rispetto al budget e sulle azioni correttive proposte, in formato adatto alla condivisione con il team commerciale."

Domande frequenti

Copilot funziona in italiano?

Sì. Microsoft 365 Copilot supporta pienamente l'italiano in tutte le principali applicazioni: Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. È possibile scrivere i prompt in italiano e ricevere risposte in italiano. Il supporto per la lingua italiana nelle funzionalità vocali e di trascrizione in Teams è disponibile dal 2025.

I miei dati aziendali sono al sicuro con Copilot?

Microsoft garantisce che i dati elaborati da Copilot restano all'interno del perimetro di sicurezza del tenant Microsoft 365 dell'organizzazione e non vengono utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale. Copilot rispetta le autorizzazioni esistenti: se un utente non ha accesso a un documento, Copilot non può includerlo nei propri risultati. Prima di attivare Copilot, è comunque consigliabile rivedere le impostazioni di condivisione dei file su SharePoint e OneDrive per evitare che documenti sensibili siano accessibili a una platea più ampia del previsto.

Copilot può sbagliare?

Sì. Come tutti i modelli linguistici di grandi dimensioni, Copilot può produrre affermazioni inesatte, dette allucinazioni, specialmente quando viene interrogato su fatti specifici o dati numerici non presenti nei documenti a cui ha accesso. È fondamentale verificare sempre le informazioni critiche prima di utilizzarle in contesti professionali, legali o finanziari.

Quante licenze devo acquistare per la mia azienda?

Le licenze Microsoft 365 Copilot sono nominative, ossia legate a singoli utenti. Non è necessario acquistarle per tutti i dipendenti: si può partire con un gruppo pilota di utenti selezionati, valutare l'impatto sulla produttività e poi estendere gradualmente. Microsoft non impone un numero minimo di licenze per le aziende di piccole e medie dimensioni.

Copilot in PowerPoint crea presentazioni automaticamente?

Sì. In PowerPoint, Copilot può creare una presentazione completa partendo da un documento Word, da un file PDF o da una descrizione testuale del contenuto. Genera automaticamente slide con testo, struttura e, in alcuni casi, immagini di stock. Il numero di slide, il tema grafico e il livello di dettaglio sono personalizzabili tramite prompt. Il risultato è sempre un punto di partenza da rifinire, non un prodotto finito.

Esistono alternative gratuite a Microsoft 365 Copilot?

Sì, esistono alternative. Google ha integrato Gemini nella suite Google Workspace con funzionalità simili. Notion AI offre assistenza nella scrittura all'interno della piattaforma Notion. Per chi usa solo la suite Office senza abbonamento aziendale, Copilot Pro (per account personali) offre funzionalità simili a un costo inferiore. La scelta dipende dagli strumenti già in uso nell'organizzazione e dai flussi di lavoro specifici.